为保障湖南大学高端学术论坛的顺利召开，展现其学术高度与组织水平，特制定以下全面的会议服务与策划方案。本方案旨在通过专业化、精细化、人性化的服务，为与会学者、专家及师生创造一个高效、舒适、富有成果的交流平台。
一、 会前策划与筹备
- 需求深度对接：与论坛学术委员会及校方主管部门进行多轮沟通，明确论坛主题、规模、规格、议程、预算及特殊要求（如国际学者接待、同声传译等）。
- 整体方案设计：制定详细的《论坛执行手册》，涵盖时间节点、任务分工、应急预案。设计论坛视觉形象系统（主视觉、背景板、导视、会议材料等），确保风格统一、学术感强。
- 场地遴选与布置：根据论坛形式（主论坛、分论坛、圆桌讨论、海报展示）推荐并预定湖南大学校内最适合的场馆（如逸夫楼报告厅、法学院模拟法庭等）。策划会场布局、桌椅摆放、设备点位、氛围营造，兼顾学术庄严与交流便利。
- 嘉宾邀请与接待：协助制作并发送精美电子/纸质邀请函，建立嘉宾数据库，专人跟进确认。为重要嘉宾制定“一对一”接待方案，涵盖接机送机、酒店住宿、交通引导、礼仪迎送等。
- 宣传与注册：构建会前、会中、会后全周期宣传计划，通过学校官网、学术公众号、合作媒体等多渠道发布信息。搭建在线注册系统，高效处理报名、缴费（如有）、信息收集等工作。
二、 会中执行与保障
- 注册签到与物料分发：设立清晰、高效的签到区，采用二维码快速签到或人脸识别技术。有序分发会议手册、参会证、餐券、礼品包等物料。
- 场地与技术保障：专业人员全程驻场，确保音响、灯光、投影、录播、同传设备稳定运行。支持PPT等讲稿的提前测试与流畅播放。安排专人负责茶歇供应、会场保洁与秩序维护。
- 议程流程管理：配备经验丰富的会议主持人或司仪，严格把控各环节时间。安排引导员，确保嘉宾准时登台、听众有序入场退场。灵活协调临时性议程调整。
- 餐饮与茶歇服务：根据预算与口味，设计体现湖湘文化特色的茶歇与午餐方案。确保食品安全、供应及时、环境整洁，为与会者提供轻松的交流间歇。
- 现场学术服务：设立资料台、问询处。协助完成论文摘要集分发、海报环节组织、速记或录音整理服务（经授权），促进学术资源高效流转。
三、 会后收尾与延伸
- 场地复原与物料回收：论坛结束后，迅速、有序地完成场地清理、设备归还、自有物料回收，恢复场地原貌。
- 资料整理与成果汇编：收集整理论坛的演讲资料、照片、视频及媒体报道，制作精美的《论坛成果纪要》或电子特刊，发送给与会者及相关方，延长论坛影响力。
- 费用结算与反馈收集：提供清晰详细的费用结算报告。通过问卷或访谈，收集与会嘉宾及校方的反馈，评估服务效果，为未来合作积累经验。
- 关系维护与品牌深化：建立与会专家学者的长期联系渠道，将论坛打造为可持续的学术品牌。协助校方对论坛学术成果进行后续宣传与转化。
服务承诺：
我们致力于将严谨的学术追求与卓越的服务细节相结合，以高度的责任心与专业的执行力，确保湖南大学高端学术论坛的每一个环节都尽善尽美，使其不仅是一场学术盛宴，更是一次展现湖南大学一流组织管理水平与开放学术形象的精彩窗口。
